Réunion du 11/02/2008

Compte rendu de réunion du BDE
11/02/07

Ordre du jour :
1) passation des pouvoirs
2) chèques de 50 euros pour l’IUT
3) Le foyer
4) Le Gala
5) Bio dej’ et autres projets

1)Passation des pouvoirs

Julien passe directement les contacts à Matthieu (Num smerra, salle du gala…)

Les formalités :
On attend les statuts, Cécile nous les donne après les vacances.
Il faut appeler la préfecture AU PLUS VITE, demander les papiers necessaires pour monter un dossier.
Il faut attendre le récépicé de la préfecture pour que Matthieu ait accès aux comptes.

Banque et Assurance
Banque = Crédit mutuel Charpennes
Le président doit aller à la banque avec le trésorier et les papiers d’identité et autres necesaires .(interdit banquaire ect)
Assurance = MAIF
327 euros l’année (déjà payé pour l’année en cours)

Il faut tenir: - un cahier de doléances avec tous les PV des AG ;
- un cahier de comptes avec toutes les factures, contrats ect..

Les subventions que l’on peut obtenir :

o Actions TRAD = on peut obtenir une subvention de la fac d’environ 500 euros, il faut présenter un bilan financier de la reprise du bureau à la demande (pour l’année prochaine)
o UCBL
o FSDIE : regarder le dossier. Il faut faire une demande précise.

L’IUT ne donne rien…


2) Les chèques de 50 euros
Annonce en amphi mardi matin.
Matthieu a fait une première esquisse de lettre, à raccourcir un peu si possible.


3) Le foyer
- Le responsable : Il faut un nouveau responsable pour aider Alban, qui est toujours motivé pour continuer  annonce en amphi mardi recruter ainsi que sur le site internet.
- Il reste 400 euros, c’est suffisant pour rouvrir le foyer : réouverture après les vacances !
Mais avec des premières courses pas énormes.
- Il faut faire le nettoyage cette semaine ou éventuellement pendant les vacances (l’IUT reste ouvert pendant les vacances)
- La trésorerie du foyer doit être faite sérieusement, proposition pour Loic d’être trésorier foyer
Il faut penser à toujours laisser seulement le fond de caisse (environ 50 euros)
- La carte métro est retrouvée ! C’est Julien qui l’a.
- Il faudrait avoir plusieurs personnes avec une voiture sur qui compter pour faire les courses.

Le lieu :
- pour las nouvelles tables, on doit commander aux « partenaires » de la fac
Voir avec Charline pour refaire un devis.
- Il y a des sacs poubelles au foyer quand la femme de ménage n’en dépose pas.
- Un panneau d’infos au foyer serait utile + à faire : un panneau avec les photos de tous les membres du bureau.


4) Le gala

La date ! A décider au plus vite en fonction de l’emploi du temps de tous les groupes.
La salle : celle de l’année dernière est correcte pour un prix correct. Un budget prévisionnel est necessaire pour fixer le prix des préventes.
Les chiffres de l’année dernière : 1100 euros de dépenses totales
500 euros pour la salle
7 euros la prévente
700 pour les navettes – 350 remboursés par la smerra (prévention alccol au volant)
Le buffet : ne pas prévoir des quantités énormes car les gens mangent avant.
Le DJ : se mettre d’accord avec lui sur la musique avant.
Le bar : loue-t-on la salle sans ou avec bar ? Vend-t-on l’alcool nous même ?
Un thème ?

5) Les autres projets

Les bio dej’ :
Pour récolter des fonds, le mieux serait que chacun fasse un gateau ou autre chez soi qui seront vendus en menu avec un jus d’orange.
On commence à la rentrée des vacances.
Il serait bien d’aller afficher dans les autres départements.

Le site internet : nous disposons d’une partie privée pour les comptes rendus de réunion et la trésorerie.

Les Annales : Proposition de conserver le système de parrainage mais avec des annales pour tout le monde. Imprimées ou numérisées ?
Il y a des annales de diet dans le local, à trier.



Le groupe E : Le bureau ira se présenter au nouveau groupe, on peut aussi afficher un panneau dans leur salle (114) avec les photos des membres du bureau.

Les T-shirts : pas à l’ordre du jour, il est plus important de s’occuper en priorité du gala et du foyer. Loic a une adresse interessante.



AU PLUS VITE :
Appeler la préfecture !
Nettoyage et recrutement pour le foyer !
Fixer la date du gala et voir pour la salle !